Risoluzione Ministero Economia e Finanze 30 luglio 2009 , n. 196/E - Agenzia delle Entrate – Direzione Centrale Normativa e Contenzioso – Interpello ai sensi dell’articolo 11 della legge n. 212 del 2000 – D.M.D 23 gennaio 2004 – conservazione sostitutiva delle fatture analogiche – tempistica per l’acquisizione dell’immagine – assenza di vincoli legati all’opzione per la conservazione sostitutiva.
Con l’interpello specificato in oggetto, concernente l’interpretazione del DM 23/01/2004, è stato esposto il seguente
QUESITO
La ALFA S.r.l. (d’ora innanzi istante o ALFA) è una società operante nel settore della grande distribuzione di elettrodomestici, elettronica ed affini, tramite propri punti vendita ed intende procedere alla dematerializzazione dei documenti di acquisto (fatture e note di credito) ricevuti dai propri fornitori ed alla loro conservazione su supporto informatico.
Per raggiungere tale scopo l’istante ha intenzione di implementare la procedura automatizzata già in uso per la ricezione e la registrazione in contabilità delle fatture e delle note di credito. In particolare, i suddetti documenti, sono già attualmente registrati in contabilità generale in modalità automatica; gli stessi, infatti, giungono all’istante o direttamente nei formati Portable Document Format (.pdf) o Tagged Image File Format (.tif), (per via posta elettronica e simili) ovvero sono trasformati dall’istante, tramite una procedura di scansione da documento cartaceo in un’immagine informatica (nei predetti formati). Un software “istruito” provvede alla lettura dei file ed alla loro interpretazione, effettuando in automatico le conseguenti scritture nella contabilità.
La descritta procedura di contabilizzazione verrebbe integrata dalla vera e propria conservazione sostitutiva dei documenti attraverso un ulteriore processo informatico, che si articolerebbe nelle seguenti fasi: a) invio ad un provider esterno dei file in formato .pdf o .tif corredati da un indice; b) importazione dei file sulla piattaforma del provider esterno tramite upload e filegate, c) firma dei file presenti sul server del provider da parte dell’istante; d) memorizzazione dei file firmati, in ordine cronologico, su supporti idonei a garantire la leggibilità nel tempo e apposizione della marca temporale.
Così descritta la procedura di conservazione, l’istante formula tre distinti quesiti relativi: 1) alla correttezza della procedura ed alla sua conformità complessiva alle vigenti disposizioni in materia tributaria; 2) alla tempistica per l’acquisizione dell’immagine dei documenti analogici ai fini della loro conservazione sostitutiva, ed infine, 3) al termine minimo di validità dell’opzione per la conservazione sostitutiva, alla sussistenza di preclusioni ad un eventuale “ripensamento” con ritorno alla conservazione su supporto cartaceo ed alla possibilità, in tale ultima ipotesi, di avvalersi successivamente della conservazione sostitutiva.
(continua…)
